1-MUHASEBE-BÜTÇE ŞUBESİ BAĞLI İŞLER ve TANIMI
1- MUHASEBE İŞLEMLERİ
1- Müdürlüğümüz ve saymanlığımız arasında yapılması gereken tüm muhasebe kaydı işlemlerinin takip edilmesi işlenmesi işlemleri
2- Aylık kanuni ödenmesi gereken (k.d.v.1-2 beyannamesi, muhtasar beyannamesi, kurumlar vergisi beyannamesi, BA-BS, sgk beyannamesi vb) tüm ödemelerin gününde yapılmasının takibi ve saymanlık ile birimlerden beyannamelere esas teşkil edecek olan yazışma işlemlerinin her ayın ilk haftası ivedi olarak yapılması ve bu ödemelerin gününden önce saymanlığı ulaştırılması,
3- Aylık yapılacak olan tüm kanuni ödemelerin saymanlıkla mutabık kalınarak her ayın ilk haftası hazırlanılarak saymanlığa yazı ile bildirilmesi
4- Üniversitemiz Döner Sermaye kapsamında yapılacak işlemlerle ilgili olarak kanuni tabi olunması gereken vergi mükellefiyet durumları ile ilgili vergi dairesi ve maliye ile ilgili olarak gerekli araştırmanın yapılarak yapılacak olan işlemlerde bu esaslara göre işlem tesis edilmesinin sağlanması ve gerekli tüm yazışmalarının yapılmasının sağlanması
5- Üniversitemiz Döner Sermaye kapsamında yapılacak işlemlerle ilgili olarak tüm vergi iş ve işlemleri
6- Ay sonu ve Yılsonu İş ve işlemleri
2- BÜTÇE İŞLEMLERİ
Üniversitemiz Döner Sermaye kapsamında yapılacak işlemlerle ilgili olarak bütçe aktarımları, ek bütçe ve Bütçe durum takibi gibi bütçe ile alakalı tüm iş ve işlemlerin yapılması ve takibi gibi işlemleri yapacaklardır.
3-) YOLLUKLAR
Yapılacak olan tüm yolluk işlemleri 6245 sayılı harcırah kanununa göre yapılacak olup, aşağıda belirtilen hususlara mutlaka dikkat edilecektir.
1- Müdürlüğümüz bünyesinde açılacak olan yolluk avanslarının açılması ve bunların süresi içerisinde kapanması takibini ve işlemini yapacaktır.
2- Tüm Yurt içi ve Yurt dışı yolluklarının hazırlanılması imzalattırılıp muhasebe işlem fişinin veya ödeme emrinin kesilerek evrakın Muhasebe birimine teslimi
3-Yapılacak tüm yolluk işlemleri Merkezi Yönetim Harcama Belgeleri Yönetmeliğinde belirtilen usullerde yapılacak ve bu yönetmelikte bulunması gereken tüm evraklar bu sıralamaya göre yapılacaktır.
4-SAYMAN MUTEMETLİĞİ
- Muhasebat Genel Müdürlüğü Genel Tebliği Ve Muhasebe Yetkilisi Mutemetlerinin Görevlendirilmesi İle İlgili Yönetmelikte belirtilen esas ve usuller çerçevesinde mutemetlik işlemleri ile ilgili olarak tüm araştırma yapılacak ve ona göre işlemler yapılacak
- Mutemetliğimizce yapılması gereken işlemler varsa onlar yapılacak
5- TAŞINIR İŞLEMLERİ
1- Döner Sermaye ile ilgili Yapılacak tüm taşınır kayıt işlemleri ilgili mevzuata göre yapılacaktır.
Müdürlüğümüzde Döner Sermaye ve özel bütçe Taşınır İşlemler Taşınır Kayıt Kontrol yetkilisi olarak personel Hüseyin ATALAY sorumluluğu dahilinde takibi yapılacaktır.
6-AÇILACAK AVANS ve KREDİ İŞLEMLERİ
Açılacak olan avanslar ve Krediler döner sermayeli işletmeler bütçe ve muhasebe yönetmeliğine göre yapılacaktır.
1-Açılacak olan avans ve kredilerin açılmasından kapanmasına kadar tüm işlemlerinde takibini yapmak,
2-Aylık açılan mal ve hizmet alımı avanslarında talep, fatura ve muayene işleminin eksiksiz olması,
7-DOĞRUDAN TEMİN ve İHALE İŞLEMLERİ
Yapılacak doğrudan temin işlemleri 4734 sayılı K.İ.K. doğrultusunda yapılacaktır. Doğrudan temin alımlarında da aşağıda yazılı hususlara tam dikkat edeceklerdir.
1-Tüm doğrudan alım dosyalarımız alımı yapılmadan önce piyasadan araştırması yapılacak bütçede ödeneği olduğuna bakıldıktan sonra onay belgesi hazırlanıp imzaya sunulacak.
2- Tüm doğrudan alım dosyalarımız onay alındıktan sonra o dosyayı takip eden arkadaş tarafından hemen doğrudan alımları yayınladığımız web sitemizde bu alımı şartnamesi ve hazırlanmış teklif formu ile beraber mutlaka yayınlayacaktır.
3-Web sayfamızda yayınlanan tüm doğrudan alım dosyalarımız için ulaşa bildiğimiz o işle ilgilenen Çankırı içerisindeki tüm firmalara ulaşılmaya çalışılacak (web sitesi, tel, fax ve yerlerine gitmek gibi) bu hususta ne kadar teklif alına biliyorsa alınacak ve ulaşılan firmalar kayıt altına alınarak bu listeler alım dosyası altında muhafaza edilecektir.
4-Teklif mektupları teklif saatinde tüm komisyon üyeleri ile beraber eksiksiz açılacaktır. Tekliflerin açılması saatinde orada olan firmalarında teklifleri görmesi sağlanacaktır.
5-Alımı yapılan iş en ucuz fiyat veren firma üzerinde bırakılarak hemen piyasa araştırma tutanağı düzenlenecektir.
6-Alımı yapılan mal ve malzeme için kurulacak muayene komisyon üyeleri için mutlaka Müdürlüğümüze sorulacaktır.
7-Alımı yapılan dosyanın düzen ve tertibi arşiv memurluğumuzca tarafımıza iletilen düzen ve tertip içerisinde belirtilen usullerde dosyalanarak kaldırılacaktır.
8-Alımı yapılan tüm doğrudan temin işlemleri aynı düzen ve sıra ile o alımı yapan personel tarafından ana bilgisayarımıza aynı gün mutlaka atılacaktır.
9-Tüm bilgiler gizli tutulacak o ihalenin başından sonuna kadarki dosya düzeni, yapılacak yazışmalar ve evrak takibini gibi görevler o arkadaşın sorumluğunda olacaktır.
8-DİĞER FATURA ÖDEMELERİ
Aylık sabit olarak İşletme Müdürlüğümüzce yapılması talimatı verilen Su, Elektrik ve Doğalgaz faturalarını, Telefon, İnternet faturalarını Hizmet Binalarının kira ödemelerini yapılan protokoller ve ödeme günleri dikkate alınarak son ödeme tarihini geciktirmeden günü içerisinde ödeme emrinin düzenlemesini yaparak ödemenin yapılması için muhasebe şubesine evrak teslim edilecektir.
9-MEVDUAT HESAPLARININ TAKİBİ
T.C. Hazine ve Maliye Bakanlığının Kamu Haznedarlığı getiri hesaplamasındaki güncel faiz oranlarınca en yüksek faiz oranına göre getiri hesaplamasının takibinin yapılması.
2-PERSONEL, DESTEK HİZMETLERİ VE EVRAK/ARŞİV ŞUBESİ:
1-) EVRAK – ARŞİV İŞLEMLERİ
Yapılacak olan Yazışmaların T.C.BAŞBAKANLIK Yazışma Kurallarına Uygun usul ve esaslar çerçevesinde yapılacaktır yapılacak olan bu işlemlerde aşağıda belirtilen hususlara mutlaka dikkat edilecektir.
1- Üniversitemizce 2014 yılından itibaren EBYS’ ye geçildiğinden gelen ve giden evraklarımızın EBYS’ den takibinin yapılması gerekmektedir.
2-Dışarıdan gelen ıslak imzalı yazıların sisteme kayıt edilmesi gerekmektedir.
3-Islak imzalı ve saklanması gerekli önemli evrakları yıllar itibari ile klasörlerde tutulması gerekmektedir.
4-Ayrıca Döner Sermaye ile alakalı her türlü ödeme evrakları ve saklanması gerekli (önemli) tüm belgelerin klasörlerde saklanması gerekmektedir.
2- HESAP TAKİP İŞLEMLERİ
1- Üniversitemiz birimlerince kesilen faturalar ile hesaba giren ve çıkan paraların koordinasyon için takibinin yapılması
2- Bu işlemler Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığına Yaptırılmış olan programdan günlük takip edilecektir.
3- Günlük giren paranın koordinasyon amaçlı olarak kontrolü yapılacaktır.
3- YÖNETİM / YÜRÜTME KURULU KARARLARI İŞLEMLERİ
1-Birimlerimizce döner sermaye kapsamında yapılacak olan faaliyetler için birim yönetim kurulu kararlarına göre döner sermaye yönetim kurulu kararı hazırlanılacak kararın arkasında ilgili birime karar iletilecektir. Tüm kararlar ilgili dosyada asılları arşivlenecek olup yılsonunda bu kararların ciltletilmesi takip edilecektir.
4- PERSONEL İZİN TAKİP İŞLEMLERİ
- Müdürlüğümüz tüm personellerin izin ve rapor işlemleri ile ilgili olarak hazırlanacak izin talep formları kartların düzenlenmesi iş ve işlemlerin takibi ile personel özlük dosyaları düzenli bir şekilde takip edilerek her yıl sonu Personel Dairesine verilmesi gereken bilgilerin hazırlanılarak verilmesi işlemi takibi yapılacaktır.
5-SÜREKLİ İŞÇİ MAAŞ İŞLEMLERİ
1-Üniversitemiz Döner Sermaye kadrosundaki sürekli işçilerin maaş işlemleri ile ilgili bordro ödeme emri ve tüm işlemlerinin vergi mevzuatına sgk mevzuatına uygun olarak herhangi bir aksaklığa meydan vermeyecek şekilde yapılması.
3-ÜNİVERSİTEMİZ BAĞLI BİRİMLERİNİN DÖNER SERMAYE İŞ VE İŞLEMLERİNİ TAKİP ŞUBESİ
- Günlük hesap işlemlerinin takip ve kontrol edilmesi
- Fatura işlemlerinin takip edilmesi günlük hesaba yatan paranın faturasının kesilmesinin sağlanması
- Birimce yapılacak olan faaliyetlerle ilgili tüm yazışma işlemleri
- Birimce yapılacak olan tüm faaliyetlerin müdürlüğümüzce yapılan ve ekte sunulan eğitim sunuları kapsamında belirtilen mevzuata göre yapılmasının takibi
- Birimle Müdürlüğümüz arasındaki her türlü işlerin koordinasyonu
- Birimlerce yapılan ödeme evraklarının takibi ve kontrolü
- Birimlerden gelen ay sonu işlemlerinin (Bap, Hazine. Rektörlük vb.) takibi ve kontrolü
- Birimlerin evraklarının muhasebe ve bütçe kontrolü
- Birimlerin bütçe işlemlerinin takibi ve kontrolü
- Birimlerin taşınır işlemlerinin takip ve kontrolü
- Her ayın ilk haftası vergi hesaplarının çıkartılarak, birimlerden gelen vergi evrakları ile karşılaştırıp, muhasebe şubesine teslim edilecektir.
- Birimlerce yapılacak Mal ve Hizmet satışının Döner Sermayeli Kuruluşlar İhale Yönetmeliğinin 63 ve 64. Maddelerine göre yapılıp yapılmadığının takip ve kontrolü
13- Birimlerce yapılacak Mal ve Hizmet alım işinin ise 4734 sayılı Kamu İhale kanunu,5018 sayılı Kamu Mali Yönetim ve Kontrol Kanunu, Merkezi Yönetim Harcama Belgeleri Yönetmeliği ve diğer ilgili mevzuata göre yapılıp yapılmadığının takip ve kontrolü